Ser multitarefas pode ter contraindicações
Publicado em 17 fevereiro, 2012 por Daniela Ramos
Já ouvi muito, no início dos meus estudos em secretariado, que o profissional de secretariado deve ser multitarefas, dar conta de tudo ao mesmo tempo agora (tudo bem, exagerei, mas era mais ou menos isso).
De uns anos para cá tenho lido artigos (veja um desses aqui ) que apresentam pesquisas sobre o funcionamento do cérebro, e explicando que ele não é multitarefas, não tem o poder de se concentrar perfeitamente em várias coisas (foi assunto da Superinteressante, inclusive). Então se você anda fazendo muitas tarefas ao mesmo tempo, está pedindo para ter retrabalho. O cérebro pode perceber vários estímulos ao mesmo tempo (isso explica por exemplo porque você consegue ouvir música e digitar algo ao mesmo tempo), mas não pode tomar decisão perfeitamente sobre vários estímulos ao mesmo tempo, ele vai escolhar um dos estímulos. Ao tentar se desdobrar em mil, a gente perde o foco.
Vamos a algumas dicas para treinar o foco, a atenção, a concentração:
- Tome nota do que lhe distrai. A ideia é que quando você estiver concentrado em uma tarefa e lembrar de algo que você precisa fazer, tome nota, para quando terminar o período de concentração você rever.
- Evite interrupções. Não pareça tão disponível. Sim, seja simpático e atencioso, mas não precisa ficar com a porta da sua sala aberta o tempo todo, ou levantar a cabeça toda vez que alguém passa no corredor. Se você não trabalhar diretamente com atendimento ao público, pode colocar a sua mesa numa posição que não seja de frente para a porta da sala. Assim se você divide sala com alguém, quem entra só vai interrompê-lo se realmente quiser/precisar falar com você.
- Aprenda a dizer “não” ou “espere”. Por exemplo: “Eu gostaria muito de atendê-lo agora, mas estou terminando o projeto tal, então, eu posso ligar para você mais tarde para conversarmos sobre isso? (Isso no caso dos colegas, claro. No caso do superior, tente ver com ele com antecedência qual a ordem de prioridade das tarefas).
- Crie uma rotina mínima. Você conhece o ritmo do seu trabalho e sabe quando as interrupções acontecem mais e quando as outras pessoas estão mais concentradas. Acompanhe este fluxo. Quem sabe pelo menos na primeira hora do dia você consegue se concentrar em algo importante? Ou talvez você consiga remanejar seu horário de trabalho para ter uma horinha de paz e sossego, antes do horário comercial, e resolver as demandas mais complexas do seu trabalho, e que já estão há alguns dias esperando? Nem que seja uma vez por mês.
- Mantenha em equilíbrio sua saúde mental e emocional. Isso o fortalece para enfrentar os imprevistos e demandas urgentes, dá-lhe uma visão mais clara da realidade. Pesquisas comprovam que a influência das emoções negativas do nosso cérebro atinge também a nossa capacidade de resolver problemas ou fazer outros trabalhos cognitivos.
E não se engane, fazer uma coisa de cada vez não é fazer menos, é fazer mais e com mais qualidade. Sei que não dá para seguir à risca essas dicas o tempo todo, devido ao ritmo do trabalho, mas buscar segui-las vale a pena. Com o tempo as pessoas aprendem a vê-lo como alguém competente, mesmo que você não esteja desesperado tentando equilibrar várias tarefas, como um malabarista iniciante com seus apetrechos.
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